Un seul dossier national comprend un volet administratif et un volet médical confidentiel.
Commencer par l'essentiel
Les quatre repères à connaître
Il est conseillé d'envoyer plusieurs demandes simultanément et de les maintenir à jour.
Dans un EHPAD ouvrant droit à l'ASH, le contrat est remis au plus tard 15 jours après l'admission.
Le délai court après la signature, ou après l'admission si celle-ci est postérieure.
N'attendez pas la dernière minute. Une inscription sur liste d'attente ne garantit ni une place ni une date d'entrée. Déposez plusieurs demandes et actualisez-les dès que l'état de santé, le niveau d'urgence ou le projet change.
Une seule fiche, dans un ordre simple
Comment lire cette page ?
Définissez d'abord les besoins, comparez les établissements, constituez le dossier unique, suivez les demandes, vérifiez le contrat puis préparez l'arrivée.
1. Définir les besoins avant de chercher
Un EHPAD accueille des personnes âgées qui ont besoin d'aide dans les actes de la vie quotidienne et d'un accompagnement médicalisé. Avant de sélectionner des établissements, décrivez la situation réelle : mobilité, toilette, repas, traitements, troubles cognitifs, risque de chute, besoin de surveillance et disponibilité des proches.
| Point à préciser | Questions utiles | Conséquence sur le choix |
|---|---|---|
| Type d'accueil | Permanent, temporaire, accueil de jour ou séjour avec le conjoint ? | Vérifier les places et les modalités proposées |
| Soins et sécurité | Soins techniques, troubles cognitifs, déambulation ou surveillance de nuit ? | Rechercher une unité ou une organisation adaptée |
| Localisation | Proximité de la famille, du médecin ou de l'ancien domicile ? | Évaluer les visites et les transports |
| Budget | Revenus, épargne, APA, logement, ASH et aide familiale possibles ? | Comparer le reste à charge et l'habilitation à l'ASH |
Associez la personne concernée autant que possible. Visiter les lieux, parler du rythme de vie et désigner une personne de confiance permettent de préparer une décision plus comprise et moins brutale.
2. Comparer les établissements et le coût réel
L'annuaire officiel permet de consulter les coordonnées, le statut, les capacités, les prix d'hébergement, les tarifs dépendance et certaines prestations. Le comparateur peut confronter deux ou trois EHPAD et estimer un reste à charge après prise en compte de l'APA et des aides au logement.
| Élément | Ce qu'il faut vérifier | Pourquoi |
|---|---|---|
| Prix hébergement | Chambre seule ou double, prestations comprises et frais supplémentaires | C'est la part principale de la facture |
| Tarif dépendance | GIR appliqué, APA et seuil de ressources | Le reste varie selon le GIR et les ressources |
| Soins | Médecin coordonnateur, infirmier de nuit, pharmacie et partenariats | Vérifier l'adéquation avec l'état de santé |
| Accompagnement | Unité Alzheimer, PASA, activités, repas, visites et sorties | Comparer la vie quotidienne, pas seulement le prix |
| ASH | Habilitation totale ou partielle à l'aide sociale | Condition importante si les ressources sont insuffisantes |
En règle générale, la facture mensuelle comprend le prix hébergement et le tarif dépendance. Les soins liés à la médicalisation sont financés par l'Assurance Maladie. En 2026, une personne bénéficiaire de l'APA disposant de moins de 2 846,77 € de revenus mensuels paie normalement le tarif dépendance minimal GIR 5-6.
Exception dans 23 départements. Dans les départements participant à l'expérimentation du financement fusionné des soins et de l'autonomie, le résident paie en 2026 une participation journalière forfaitaire de 6,16 €, en plus du prix hébergement. L'annuaire officiel précise si l'établissement affiche un tarif dépendance ou cette participation forfaitaire.
Demandez un devis ou une estimation écrite. Vérifiez la blanchisserie, la télévision, le téléphone, le marquage du linge, les repas des invités, les sorties, les produits d'hygiène et toute prestation facturée en supplément.
3. Constituer et déposer le dossier unique
Le dossier national unique de demande d'admission est le Cerfa 14732*03. Il peut être utilisé pour une admission permanente ou temporaire. Il comporte un volet administratif rempli par la personne ou son représentant et un volet médical rempli par un médecin.
| Mode de dépôt | Fonctionnement | Point de vigilance |
|---|---|---|
| ViaTrajectoire | Un dossier en ligne envoyé à plusieurs établissements et suivi dans un espace sécurisé | Vérifier que les EHPAD choisis acceptent la demande en ligne |
| Dossier papier | Cerfa 14732*03 envoyé à chaque établissement | Placer le volet médical sous pli confidentiel pour le médecin coordonnateur |
Préparez au minimum une pièce d'identité, les coordonnées de la personne à contacter, la carte Vitale, la mutuelle, les justificatifs de ressources, l'avis d'imposition, les décisions d'APA ou de protection juridique et les éléments médicaux demandés. Chaque établissement peut réclamer des pièces complémentaires au moment de la préadmission.
Une seule saisie, plusieurs demandes. ViaTrajectoire permet d'envoyer le dossier à plusieurs EHPAD et de suivre les réponses. Le dossier doit rester actualisé, notamment après une hospitalisation ou une aggravation.
4. Suivre les listes d'attente et la préadmission
Après réception, chaque EHPAD étudie le dossier. S'il n'y a pas de place disponible, la demande peut être inscrite sur liste d'attente. Il est préférable de conserver plusieurs demandes actives et de signaler rapidement tout changement de situation.
| Étape | Ce qui se passe | Ce que vous devez faire |
|---|---|---|
| Étude administrative | Vérification du dossier, des ressources et du type d'accueil demandé | Répondre aux demandes de pièces sans tarder |
| Étude médicale | Le médecin coordonnateur apprécie l'adéquation entre les besoins et les capacités de l'EHPAD | Faire actualiser le volet médical si la situation change |
| Préadmission | Entretien ou visite avec la personne, les proches et l'équipe | Poser les questions sur les soins, le coût et la vie quotidienne |
| Décision | Le directeur décide de l'admission selon la place et le dossier | Accepter, refuser ou demander un délai selon la proposition |
Une demande ancienne mais non actualisée peut devenir difficile à évaluer. Connectez-vous régulièrement, vérifiez les coordonnées, confirmez que la recherche continue et retirez uniquement les établissements qui ne correspondent plus au projet.
La liste d'attente n'est pas une réservation. Demandez à chaque établissement comment il priorise les dossiers et quelles informations doivent être mises à jour pour que l'urgence soit correctement comprise.
5. Vérifier le contrat et préparer l'admission
Le contrat de séjour décrit le logement, les prestations, les prix, les conditions de facturation, les absences, les hospitalisations, le dépôt éventuel, les modalités de résiliation et les droits du résident. Lisez-le avec la personne concernée, la personne de confiance ou le représentant légal.
| À contrôler | Question à poser |
|---|---|
| Prix et révision | Quels tarifs sont garantis, révisables ou facturés en supplément ? |
| Absence et hospitalisation | Quelle partie de la facture reste due et à partir de quel jour ? |
| Chambre et inventaire | Un état des lieux et un inventaire des biens sont-ils établis ? |
| Fin du contrat | Quels sont le préavis, les motifs de résiliation et les délais de libération de la chambre ? |
| Droits | Comment désigner la personne de confiance et signaler une réclamation ? |
Pour un EHPAD ouvrant droit à l'ASH, le contrat doit être remis au plus tard dans les 15 jours suivant l'admission et signé dans le mois. Pour les autres EHPAD, il doit en principe être signé avant l'admission. Le droit de rétractation peut être exercé par écrit, sans délai de préavis, dans les 15 jours suivant la signature du contrat ou l'admission si celle-ci est postérieure.
Ne signez pas sans comprendre le reste à charge. Demandez la simulation des aides, le montant à payer avant leur mise en place et les conséquences d'un refus d'ASH ou d'APA.
6. Gérer une urgence et organiser les premiers jours
En cas de sortie d'hôpital, de chute répétée, d'épuisement de l'aidant ou d'impossibilité de rester seul, contactez rapidement le service social de l'établissement, le médecin traitant, le service autonomie du département ou une assistante sociale. Une solution temporaire peut être nécessaire pendant la recherche d'une place durable.
| Situation | Solution à examiner |
|---|---|
| Retour au domicile impossible après hospitalisation | Service social, hébergement temporaire, SMR ou autre orientation adaptée |
| Aidant épuisé mais domicile encore possible | Accueil temporaire, accueil de jour, répit et renforcement des aides |
| Danger médical ou impossibilité de rester en sécurité | Appeler le 15 ou le 112 et expliquer précisément la situation |
| Place proposée très rapidement | Vérifier le contrat, le budget, les traitements, les aides et les effets personnels essentiels |
1
Définir les besoins et le budget
Notez le niveau d'autonomie, les soins, les troubles cognitifs éventuels, la localisation souhaitée, le type d'accueil et le budget mensuel disponible.
2
Comparer plusieurs établissements
Utilisez l'annuaire officiel pour vérifier les prix, les prestations, l'habilitation à l'ASH, les unités spécialisées et la proximité des proches.
3
Créer le dossier unique d'admission
Remplissez le volet administratif sur ViaTrajectoire ou avec le Cerfa 14732*03 et demandez au médecin de compléter le volet médical confidentiel.
4
Envoyer plusieurs demandes et les suivre
Transmettez le même dossier à plusieurs EHPAD, surveillez les réponses, actualisez la situation et confirmez que chaque demande reste active.
5
Préparer la préadmission et le contrat
Lorsqu'une place se libère, échangez avec l'établissement, préparez la visite de préadmission et vérifiez le prix, les prestations et les conditions du contrat de séjour.
6
Organiser l'arrivée et les premières semaines
Préparez les aides financières, les documents, les traitements, les effets personnels, la personne de confiance et un point de suivi après l'installation.
Checklist de l'entrée en EHPAD
Après l'entrée. Vérifiez dans les premières semaines que le projet d'accompagnement, les traitements, les repas, les activités et les contacts familiaux correspondent à ce qui avait été annoncé. Demandez un rendez-vous si une difficulté apparaît.
Pour poursuivre les démarches
Fiches complémentaires
Ces guides détaillent l'évaluation, le maintien à domicile, les aides financières, le financement de l'EHPAD et les droits des proches.
APA : allocation personnalisée d'autonomieConditions, montants, dossier et révision
Grille AGGIR et GIRComprendre l'évaluation du niveau d'autonomie
Aide à domicile : servicesPrestataire, mandataire, emploi direct et financements
Retour à domicile après hospitalisationAides, soins, matériel et sécurité après la sortie
Aides à la mobilité et au transportCMI, transports médicaux et fauteuil roulant
Aides financières liées à la dépendanceAPA, ASH, ASPA, logement et fiscalité
Financer l'EHPADAPA, logement, ASH et reste à charge
Aidant familial : vos droitsRépit, retraite, soutien et rémunération
À retenir
Déposez un dossier unique complet dans plusieurs EHPAD, comparez le coût réel et les prestations, actualisez chaque demande, préparez la visite de préadmission et ne signez le contrat qu'après avoir compris le reste à charge et les conditions de séjour. En cas d'urgence, sollicitez rapidement le service social ou une assistante sociale.
Questions fréquentes sur l'entrée en EHPAD
Le dossier national unique est le Cerfa 14732*03. Il comprend un volet administratif et un volet médical. Il peut être utilisé pour une admission permanente ou temporaire, ainsi que pour certaines demandes d'accueil de jour.
Oui. Il est conseillé de déposer plusieurs demandes simultanément. ViaTrajectoire permet de remplir le dossier une seule fois, de l'adresser à plusieurs établissements et de suivre l'avancement de chaque demande.
ViaTrajectoire est le service officiel utilisé dans la quasi-totalité des départements pour gérer en ligne les demandes d'admission en établissement pour personnes âgées. La disponibilité de la démarche dépend toutefois des établissements sélectionnés.
Le volet médical est rempli par le médecin traitant ou un autre médecin connaissant la situation. En version papier, il doit être transmis sous pli confidentiel à l'attention du médecin coordonnateur de l'établissement.
Le médecin coordonnateur vérifie que l'état de santé et les besoins sont compatibles avec les capacités de l'établissement. Le directeur prend ensuite la décision d'admission, en tenant compte de la place disponible et du dossier.
Comparez la localisation, le prix, les prestations incluses, les frais supplémentaires, l'habilitation à l'ASH, la présence d'une unité adaptée, la continuité des soins, les horaires de visite et la qualité de l'accompagnement proposé.
En règle générale, la facture comprend le prix hébergement et le tarif dépendance, tandis que les soins sont financés par l'Assurance Maladie. Dans les 23 départements expérimentateurs, la dépendance est remplacée par une participation journalière forfaitaire de 6,16 € en 2026. L'APA, les aides au logement et l'ASH peuvent réduire le reste à charge selon la situation.
Pour un EHPAD ouvrant droit à l'ASH, le contrat est remis au plus tard dans les 15 jours suivant l'admission et signé dans le mois. Dans les autres EHPAD, il doit en principe être signé avant l'admission. Le droit de rétractation s'exerce dans les 15 jours suivant la signature ou l'admission si celle-ci est postérieure.
Oui. Une proposition peut être acceptée ou refusée. L'entrée doit être préparée avec la personne concernée et son consentement recherché. En cas de refus, conservez les autres demandes actives et demandez quelles solutions temporaires sont possibles.
Contactez le service social de l'hôpital, le médecin traitant, le service autonomie du département ou une assistante sociale. Multipliez les demandes et étudiez aussi l'hébergement temporaire. En cas de danger médical immédiat ou d'impossibilité de rester en sécurité, appelez le 15 ou le 112.
Formulaire officiel utile
Cerfa 14732*03 : dossier national unique de demande d'admission temporaire ou permanente en EHPAD, avec volet administratif et volet médical confidentiel.
Informations contrôlées
Sources officielles vérifiées
Les démarches d'admission, le dossier unique, les règles du contrat et les informations tarifaires ont été vérifiés le 17 juillet 2026.
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EHPAD : fonctionnement, admission et contratService-Public
Demande d'admission en EHPADCerfa 14732*03
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Comment faire une demande d'admissionPortail national CNSA
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À retenirDéposez un dossier unique complet dans plusieurs EHPAD, comparez le coût réel et les prestations, actualisez chaque demande, préparez la visite de préadmission et ne signez le contrat qu'après avoir compris le reste à charge et les conditions de séjour. En cas d'urgence, sollicitez rapidement le service social ou une assistante sociale.
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Les places disponibles, les pièces complémentaires, les prix et les critères de priorité varient selon les établissements. Le contrat, le règlement de fonctionnement et les décisions d'aide applicables à votre dossier restent les documents de référence.
